29 marca 2023 w ramach MGR IPMA Marek Zawada i Magdalena Robak poprowadzili warsztat “Jak radzić sobie z ryzykiem w projektach – burza mózgów“. Zapraszamy na krótkie podsumowanie spotkania i do one-pagera do pobrania.
Założenia warsztatu “Ryzyko w projektach – burza mózgów”
Warsztat zrealizowany był w ramach cyklu warsztatów obejmujących kluczowe zagadnienia związane z zarządzaniem projektami i zespołami projektowymi. Podczas spotkania mówiliśmy o aspektach ryzyka oraz ryzyka w projektach a Uczestnicy – korzystając z prawidłowo przeprowadzonej burzy mózgów – generowali pomysły na zapobieganie wybranym ryzykom.
Co nas bardzo cieszy – dołączyli do nas wieloletni kierownicy projektów oraz studenci 🙂
Sesja networkingowa
Założeniem MGR IPMA jest łączenie środowiska obecnych oraz przyszłych PMów. Dlatego – tradycyjnie już – spotkanie rozpoczęło się od sesji networkingowej. Tym razem pod hasłem “Twoje największe zmaterializowane ryzyko w projekcie” 🙂
W warsztacie i networkingu brała z nami udział osoba w wersji zdalnej 🙂
O ryzykach i ryzykach w projektach – wprowadzenie
W ramach wprowadzenia merytorycznego Marek przypomniał definicję ryzyka, procesu zarządzania ryzykiem i zrobił krótki przegląd ryzyk w projektach. Podczas dyskusji odwołaliśmy się do modelu doskonałości w zarządzaniu projektami IPMA PEM a także przypomnieliśmy sobie, że ryzyko to i zagrożenie, i szansa.
Ponieważ ideą warsztatu było praktyczne przećwiczenie burzy mózgów – w kolejnym kroku omówiliśmy jak wygląda prawidłowy proces i jakie role go wspierają.
Ryzyka w projektach – generowanie pomysłów na zapobieganie
Uczestnicy w 3 grupach wybrali ryzyko, nad którym chcą pracować z wykorzystaniem burzy mózgów a także określili role w grupie (lider i “sekretarz” / “recorder”). Następnie zrealizowali sesję generowania pomysłów na zapobieganiu wybranemu ryzyku, świadomie oddzielając etap tworzenia pomysłów od ich oceny.
Jak powiedzieli w podsumowaniu – nie było to łatwe, ponieważ ich głowy naturalnie dążyły do wydawania opinii od razu. Często trzeba było gryźć się w język 🙂 Jednak dzięki temu – oraz dzięki zastosowaniu metody “tak, i…” (rozwijania rozwiązań zgłoszonych przez innych) powstała masa fajnych pomysłów!
Ogromną wartością dyskusji było dzielenie się dobrymi praktykami i pomysłami przez osoby z kompletnie różnych branż, środowisk oraz z różnym doświadczeniem w projektach. Uczestnicy odkryli wartość posiadania w zespole “laika merytorycznego” a także korzystania z benchmarkingu 🙂
Ryzyka w projektach – ocena pomysłów
Dopiero po określonym czasie nastąpił moment oceny pomysłów. Po wymianie plakatów Uczestnicy określili kryteria dobrego rozwiązania i z tej perspektywy przedstawili grupie pracującej nad danym ryzykiem 3-4 rozwiązania rekomendowane do wdrożenia.
Ryzyka w projektach i burza mózgów – refleksja
Na podsumowanie wszyscy podzieliliśmy się refleksją z procesu, który zrealizowaliśmy podczas warsztatów. Kluczowe wnioski?
- Prawidłowo przeprowadzona burza mózgów (oddzielnie etapu generowania od etapu oceny) pozwala otworzyć się i przedstawiać pomysły nie tylko wystarczające, ale i optymalne.
- Warto świadomie panować nad “wewnętrznym i zewnętrznym krytykiem” a także należy panować nad nastawieniami.
- Zastosowanie zasady “wszystkie pomysły są grupy” (przy pomysłach nie ma autorów) pomaga bardziej obiektywnie ocenić rozwiązania, ponieważ nie przenosimy na pomysł naszego nastawienia (sympatii lub antypatii) do jego autora.
- Precyzyjne zdefiniowanie kryteriów wyboru – pomaga 🙂
- Dzięki oddzieleniu generowania od oceny powstaje więcej pomysłów a uczestnicy wzajemnie inspirują się, rozwijając pomysły, które już się pojawiły.
- Warto rozważyć wprowadzenie etapu indywidualnego przed etapem grupowym – by nie ograniczać się samemu pomysłami innych (szczególnie liderów).
- Warto znać inne kreatywne techniki, które pomagają, gdy rzeka pomysłów wysycha 🙂
Jestesmy bardzo wdzięczni, że wracacie na nasze spotkania!
Ryzyka w projektach i burza mózgów – one-pager
One-pager zawierający aspekty omawiane podczas warsztatu możesz pobrać pod tym linkiem:
ONE-PAGER RYZYKO – BURZA MÓZGÓW
“Jak radzić sobie z ryzykiem w projektach – burza mózgów” – kto prowadził warsztat?
Marek jest asystentem na Wydziale Zarządzania Politechniki Warszawskiej i doktorem w dyscyplinie nauk o zarządzaniu i jakości. Specjalistą zarządzania projektami badawczo-rozwojowymi w sektorze ochrony zdrowia. Jego zainteresowania naukowe to zarządzanie innowacyjnymi projektami naukowo-badawczymi w obszarze ochrony zdrowia o charakterze niekomercyjnym, zwinne zarządzanie projektami i modelowanie procesów biznesowych.
Magda jest trenerem, konsultantem i facylitatorem. Pomaga budować współpracę opartą o wspólne wartości, standardy i empowerment. Wzmacnia kompetencje liderów i pracowników a także pomaga budować środowisko pracy sprzyjające efektywności w firmach, zespołach i projektach.
Gościł nas tradycyjnie Wydział Zarządzania Politechniki Warszawskiej – bardzo dziękujemy!
SPOTKAJMY SIĘ NA KOLEJNYCH WARSZTATACH!
Serdecznie zapraszamy także na kolejne warsztaty zaplanowane na 2023 rok:
Szczegółowe informacje o planowanych spotkaniach znajdziesz (zazwyczaj 2-3 tygodnie przed ich terminem) na naszych platformach: MEETUP oraz FACEBOOK.